Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

9469-5947 Québec inc. (Evertrust Parts) est responsable des renseignements personnels qu'elle détient. La personne responsable de leur protection, au sens de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), est le président de 9469-5947 Québec inc. (Evertrust Parts), joignable à support@truckdms.com.

Renseignements recueillis

Compte : nom, courriel, mot de passe (haché), langue, adresse IP et journaux de connexion.

Concession : nom, adresse, numéros fiscaux, logo, coordonnées, informations de facturation (traitées par Stripe; nous ne conservons pas votre numéro de carte).

Données que vous entrez sur vos propres clients et prospects (noms, coordonnées, numéros de taxes, véhicules, factures, contrats et signatures). Pour ces données, vous êtes le responsable et nous agissons comme fournisseur de services pour votre compte.

Données d'usage : pages consultées, actions effectuées, mesures des fonctions d'IA, afin d'opérer, sécuriser et améliorer le Service.

Ouverture des documents envoyés aux clients

Une facture ou une soumission envoyée par une concession contient un lien vers le document en ligne, et le courriel contient une petite image qui se charge à son ouverture. Quand le client ouvre le lien, le courriel ou le PDF, nous enregistrons la date et l'heure, le moyen (lien, courriel ou PDF), le pays approximatif (déduit de l'adresse IP), l'adresse IP tronquée (la fin est effacée avant l'enregistrement : /24 en IPv4, /48 en IPv6) et le type de navigateur, afin d'informer la concession que le document a été consulté. La concession reçoit un courriel qui indique la date, le moyen et le pays. La ville et l'adresse IP complète ne sont pas conservées.

Signature électronique des contrats

Quand une concession fait signer un contrat en ligne, nous conservons comme preuve de la signature : le nom saisi, la signature dessinée, ainsi que le courriel, la date et l'heure et l'adresse IP du signataire, inscrits sur le certificat ajouté au contrat; un journal des étapes (envoi du lien, avec le destinataire et le membre de la concession qui l'a envoyé; ouverture de la page de signature; signature) avec la date et l'heure, l'adresse IP tronquée et le type de navigateur; l'empreinte SHA-256 du contrat présenté et celle du PDF signé, qui permettent de vérifier qu'ils n'ont pas été modifiés. Le contrat signé est envoyé par courriel au signataire et à la concession.

Fins et consentement

Nous utilisons ces renseignements pour fournir le Service, facturer, offrir du support, assurer la sécurité et respecter nos obligations légales. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et n'en faisons pas de profilage à des fins publicitaires. Le consentement est donné à la création du compte et peut être retiré en fermant le compte.

Fournisseurs et lieux de traitement

Nous confions certains traitements aux fournisseurs ci-dessous, pour fournir le Service. Plusieurs sont des entreprises des États-Unis : des renseignements sont donc traités ou conservés hors du Québec et du Canada, où ils peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités du pays concerné selon ses lois.

Supabase : base de données et fichiers, hébergés dans la région Canada (Montréal, ca-central-1).

Vercel (entreprise des États-Unis) : exécution de l'application dans sa région de Montréal; son réseau mondial achemine et met en cache le trafic à partir de points de présence partout dans le monde.

Resend (entreprise des États-Unis) : envoi des courriels; conserve les données du compte, dont les métadonnées et les journaux des courriels, aux États-Unis.

Anthropic (entreprise des États-Unis) : fonctions d'IA, pour les photos, documents et textes que vous leur soumettez. Anthropic conserve ces données aux États-Unis, et le traitement lui-même peut avoir lieu dans n'importe quelle région du monde (acheminement « global » d'Anthropic). Les données soumises ne servent pas à entraîner ses modèles; elles sont supprimées de ses systèmes dans les 30 jours, sauf le contenu signalé pour une violation de ses politiques d'utilisation (jusqu'à 2 ans) ou lorsque la loi exige plus longtemps.

Stripe (entreprise des États-Unis) : paiements; transfère les renseignements personnels des résidents du Canada vers ses centres de données aux États-Unis.

Vapi (entreprise des États-Unis) : assistant vocal, désactivé par défaut et utilisé seulement s'il est activé pour une concession.

Conservation

Les données d'une concession sont conservées tant que son compte existe. Après la fin de l'abonnement, elles restent exportables (Réglages) pendant au moins 90 jours. Vous pouvez les supprimer vous-même en tout temps (Réglages, zone dangereuse : supprimer la concession ou le compte) ou nous le demander par écrit; nous les supprimons alors dans les 30 jours, sous réserve des obligations légales de conservation (par exemple, les pièces comptables).

Le journal d'activité, les ouvertures de documents et le journal de signature d'une concession sont conservés avec ses données et supprimés avec elles.

Sécurité

Chiffrement en transit (TLS) et au repos, isolation des données de chaque concession par des règles d'accès au niveau de la base de données, rôles et permissions, vérification en deux étapes offerte, journal d'activité. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées; un incident qui touche les données des clients d'une concession est aussi signalé sans délai à cette concession.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos renseignements, les rectifier, les exporter (fonction « Exporter mes données ») et les supprimer vous-même (Réglages, zone dangereuse : supprimer la concession ou le compte) ou en écrivant à support@truckdms.com. Nous répondons dans les 30 jours.

Si vous êtes client d'une concession, adressez-vous d'abord à elle : elle est responsable des renseignements qu'elle détient sur vous, et nous l'aidons à répondre.

Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, en Alberta et en Colombie-Britannique, du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de votre province.

Témoins (cookies)

Le Service utilise uniquement des témoins nécessaires à son fonctionnement (session, langue, concession active). Aucun témoin publicitaire ni de suivi tiers. Le suivi d'ouverture des documents décrit plus haut n'utilise pas de témoins.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique; la date de mise à jour figure en haut de la page et les changements importants sont annoncés par courriel.